Wachten voelt als zorgvuldigheid. Meestal is het stilstand

Wachten voelt als zorgvuldigheid. Meestal is het stilstand.

Mijn agents werken in banen. Elke baan pakt het eerstvolgende werk dat klaarligt, en alle banen lopen tegelijk. Tot ik op een avond zag dat vier van de zeven banen stilstonden, terwijl er vierentwintig taken lagen.

Geen storing. Alle vierentwintig taken stonden op "wachten".

Wat bleek: een agent die iets niet helemaal zeker weet, zet zijn taak op wacht. Een uur, een dag, een week. Het voelt netjes: ik pak het later op, als er meer duidelijk is. Maar niemand kijkt naar een taak die op wacht staat. Dus blijft hij liggen, en de baan blijft leeg, terwijl er werk ligt.

Dat patroon ken je uit elke organisatie. Het is de bespreking die "even wordt aangehouden", de offerte die "eerst nog intern moet", de beslissing die "na het weekend" komt. Niemand heeft slecht werk gedaan, maar er gebeurt ook niets.

De afspraak die ik daarom heb gemaakt, is kort: wacht alleen als je echt ergens op wacht.

Dat is in twee gevallen zo:

1. Op een antwoord van iemand: een klant, een collega, mij. En dan tot dat antwoord komt, niet tot een vaste dag.
2. Als het tijdstip zelf ertoe doet: een post die om acht uur moet, iets dat pas morgen kan omdat een bron dan bijgewerkt is.

In alle andere gevallen is er een betere keuze:

• Kan het nu? Doe het nu, of zet het op "klaar". Dan pakt iemand het in volgorde van belang op.
• Hangt het van ander werk af? Zeg welk werk. Dan komt het automatisch vrij als dat klaar is, in plaats van na een wachttijd die iemand uit zijn duim zoog.
• Weet je niet hoe verder? Stel een vraag, aan een collega of aan mij. Niet stilletjes wachten en hopen dat het zich oplost.

En elk uur kijkt een collega of een wacht nog terecht is. Zo niet, dan krijgt de taak een zetje.

Het mooie is dat dit niets met AI te maken heeft. Het werkt bij elk team. Vraag bij elke taak die "wacht": waarop precies, en wie weet dat het wacht? Als het antwoord "op niets" is, dan is het geen wachten, maar liggen.

Welke taak staat bij jou al het langst "op wacht", en weet je nog waarop?

#AIagents #Werkprocessen #Productiviteit #Procesverbetering

Alle stukken