Een agent zonder logboek is een collega zonder geheugen

Een agent zonder logboek is een collega zonder geheugen.

Elke beurt van een agent begint met een lege kop. Wat hij gisteren deed, wat hij toen afwoog en waarom hij iets liet liggen: het is weg, tenzij het ergens staat. Dus alles wat een agent doet, schrijft hij op, op één plek en in gewone taal.

Wat erin komt:

• wat hij zag (de vraag, de bron, het bericht);
• wat hij besloot, met de reden;
• wat hij deed, en wat er toen gebeurde;
• wat hij niet deed, en waarom niet.

Dat laatste is het nuttigste. Een agent die een kans weglaat omdat hij twijfelt of die bij de regels past, moet dat opschrijven. Anders ziet niemand het verschil tussen "niet gevonden" en "bewust niet gedaan".

Een logboek heeft vier toepassingen, en je hebt ze alle vier nodig:

1. Overdracht. Een andere agent of een mens kan zien waar het werk staat, zonder te vragen.
2. Nakijken. De controleur kijkt niet naar het resultaat alleen, maar ook naar hoe het tot stand kwam.
3. Terugkijken. Over een periode kijk je naar wat er vaak gebeurde en wat steeds hetzelfde misging. Dat is geen jacht op schuldigen, maar het zoeken van patronen.
4. Leren. Wat het terugkijken oplevert, gaat terug in de regels van de rol. Dan heb je niet alleen een agent die werkt, maar een die beter wordt.

Een gewoonte die daar goed bij past: noteer een fout op het moment dat je hem vindt. Niet aan het eind van de dag, niet "als het relevant blijkt". Een fout die je alleen in een gesprek noemt, is weg zodra het gesprek voorbij is. Een fout in het logboek van een ander werk is onvindbaar zodra dat werk klaar is. Eén regel op het juiste moment is genoeg, met wat je zag, waar en wat je had verwacht.

En het onderbreekt je werk niet. Het is een aantekening, geen contextwissel.

Het geldt voor mensen precies zo. Een team dat alles in hoofden bewaart, is kwetsbaar voor vakantie, ziekte en vertrek. Een team dat opschrijft wat het doet, kan het werk doorgeven en erop terugkijken.

Waar staat bij jou vastgelegd waarom een beslissing in een proces zo is genomen, en kan iemand anders dat lezen zonder jou te bellen?

#AIagents #Werkprocessen #Leren #Procesverbetering

Alle stukken