Een agent die offertes en facturen opstelt. De bedragen komen niet van het model
Een offerte of een factuur raakt geld. Dat maakt het de plek waar de meeste mensen een agent niet vertrouwen. Terecht, als het model de bedragen bedenkt. Daarom bedenkt het ze niet.
Ilse stelt bij mij de offerte en de factuur op. Zo houden we het veilig.
De bedragen en gegevens komen uit één bron
De prijs, de btw, de betaaltermijn, het adres en het KvK-nummer staan op één plek. De agent vult ze in uit die bron. Ontbreekt er iets, dan zegt ze dat, en dan verzint ze niets. Een model dat "ongeveer" een bedrag invult, bestaat in deze opzet niet.
Een vast sjabloon
De offerte en de factuur volgen een vast sjabloon. De agent kiest geen opmaak en schrijft geen eigen voorwaarden. Daardoor kan een klant elke keer dezelfde afspraken lezen, en kan ik ze nalopen zonder elke keer opnieuw te lezen.
De klant zegt ja, ik zeg "betaald"
Een offerte gaat naar de klant. De factuur volgt pas als de klant akkoord geeft. Wat bij mij blijft, is de bevestiging dat het geld binnen is. Pas dan stuurt Ilse een bevestiging. Dat is de plek waar een mens iets echts controleert: de bank, niet de tekst.
Alles buiten het sjabloon gaat naar mij
Een korting, een andere dag, een uitzondering op de voorwaarden: dat zijn dingen die ik zelf beslis. De agent mag ze benoemen, niet toezeggen.
Wat je hieruit meeneemt
Wil je een agent offertes laten maken:
- Zet bedragen en bedrijfsgegevens op één plek en laat de agent ze alleen lezen.
- Gebruik een vast sjabloon.
- Laat de klant ja zeggen voordat de factuur komt.
- Laat een mens de betaling bevestigen.
- Stuur alles wat afwijkt naar een mens.
Welke papieren in jouw organisatie volgen al een vast sjabloon, en waar glipt er nu een bedrag van het model doorheen? Dat kijk ik graag met je na tijdens een Expert Day.
Zie ook
Wat doet je bedrijf als de AI wegvalt? Vijf voorvallen bij een reisbureau
Je agents werken, de klanten krijgen hun antwoord, en niemand denkt erover na wat er gebeurt op de dag dat het model niet meer antwoordt. Meestal komt die dag onaangekondigd, op een gewone dinsdag, en meestal is niet de…
Een agent kiest een naam en zoekt er een domein bij
Een product heeft een naam nodig, en de naam heeft een .com nodig die nog vrij is. Dat is saai werk met veel kleine controles. Precies daarom liet ik het door een agent doen.
AI in een werkproces zetten: van opschrijven tot meten
Veel organisaties beginnen met AI bij het gereedschap: welk hulpmiddel, welk abonnement, welke koppeling. Daarna lopen ze vast op iets anders: wat moet het hulpmiddel in het werk precies doen, en hoe merk je of het goed…
