De duurste aanmaning is die je verstuurt tijdens een geschil
Een aannemer factureert op termijnen en meerwerk. Honderdtwintig facturen per maand, en iemand moet bijhouden wie er betaald heeft. Een agent kan dat: facturen opstellen uit het projectstaatje, nagaan welk meerwerk nog niet gefactureerd is, en herinneringen schrijven in een vaste toon.
Maar een herinnering naar een klant die een openstaand geschil heeft, maakt het erger. De klant voelt zich niet gehoord en de relatie lijdt.
Daarom een vaste regel in het proces: bij een geschil gaat er geen aanmaning uit. Niet omdat de agent het niet snapt, maar omdat het systeem het niet toelaat. Het geschil staat als vlag op het dossier, en de herinnering wacht.
Hetzelfde geldt voor facturen boven een bedrag en voor elk bericht naar een klant buiten het sjabloon: een mens kijkt mee.
Een goede regel hoeft niet slim te zijn. Hij moet kloppen en vastliggen.
Begin klein: zoek in je administratie de debiteuren met een lopend geschil en kijk of er sinds het geschil nog een herinnering is uitgegaan. Zo ja, dan weet je welke vlag je eerst nodig hebt.
Welke vlag zou bij jullie een bericht moeten tegenhouden?
#AIAgents #Debiteuren #Werkprocessen #Klantrelaties